Gmina, miasto czy starostwo odpowiada za flotę zróżnicowaną jak żaden inny pracodawca — od śmieciarki w ZGK, przez autobus szkolny, po pojazd straży gminnej i wóz bojowy OSP. Sprawdź Kierowcę automatycznie kontroluje uprawnienia każdego z tych kierowców w rejestrze CEPiK 2.0, dostarczając jednostce samorządu dowód należytej staranności w razie audytu RIO lub NIK.
Pracodawca w sektorze publicznym podlega obowiązkom z art. 207 § 2 Kodeksu pracy — zapewnienia bezpiecznych warunków pracy — na takich samych zasadach jak podmiot komercyjny, ale dochodzi do tego odpowiedzialność wynikająca z ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 104). Dopuszczenie kierowcy bez ważnego prawa jazdy w firmie komercyjnej to zdarzenie pracownicze. W jednostce samorządu to ryzyko zarzutu naruszenia obowiązków przez kierownika jednostki — wójta, burmistrza, prezydenta miasta lub starostę — i narażenie majątku publicznego.
Flota samorządowa rzadko jest jednorodna. W jednej tabeli kadrowej znajdują się:
Manualna weryfikacja takiego zestawu w referacie kadr to praca, której koszt rzadko jest policzony. Sprawdź Kierowcę robi to automatycznie, codziennie, w cyklu uruchamianym o 6:45.
Obowiązek formalnego sprawdzania uprawnień kierowcy obejmuje każdego pracownika lub współpracownika, który prowadzi pojazd na rzecz jednostki — niezależnie od formy zatrudnienia. W praktyce dotyczy to co najmniej:
Każda grupa ma inny zestaw wymaganych kategorii i własny cykl odnawiania badań lekarskich oraz psychologicznych. System pozwala przypisać każdemu kierowcy indywidualny zestaw kategorii do monitorowania — i sygnalizować zarówno wygaśnięcie dokumentu, jak i utratę konkretnej kategorii (np. zatrzymanie kat. D przez sąd).
Zobacz, jak wygląda interfejs systemu — demo bez rejestracji →
Sprawdź Kierowcę jest usługą cyfrową świadczoną w modelu subskrypcyjnym (SaaS). Wartość roczna zamówienia mieści się — dla większości gmin średniej wielkości — poniżej progu 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 września 2019 r. — Prawo zamówień publicznych, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.). Poniżej tego progu dopuszczalny jest tryb zapytania ofertowego albo udzielenie zamówienia z wolnej ręki.
W praktyce wdrożenie w gminie wygląda następująco:
Dla skarbnika ważna jest jedna cecha modelu subskrypcyjnego: koszt jest przewidywalny, miesięczny, w jednej pozycji budżetowej, bez konieczności jednorazowego wydatku inwestycyjnego.
System przetwarza dane osobowe pracowników jednostki — imię, nazwisko, numer PESEL (lub numer prawa jazdy), kategorie uprawnień. Dla każdej jednostki samorządu, która zostaje administratorem tych danych, podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zgodną z art. 28 RODO. Wzór umowy przygotowujemy w wariancie dla podmiotu publicznego — z uwzględnieniem obowiązków sprawozdawczych wobec inspektora ochrony danych jednostki.
Źródłem rozstrzygającym o uprawnieniach jest rejestr CEPiK 2.0 prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji. Podstawa prawna prowadzenia centralnej ewidencji kierowców i jej udostępniania podmiotom uprawnionym: art. 100a oraz art. 100ar ustawy z 20 czerwca 1997 r. — Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1251 z późn. zm.). System nie tworzy własnego rejestru uprawnień, a jedynie kieruje zapytanie do oficjalnego źródła i archiwizuje jego odpowiedź.
Dla jednostek, które — jako podmioty publiczne w rozumieniu art. 4 pkt 7–15 ustawy z 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa — są zobowiązane do wdrażania środków cyberbezpieczeństwa (i w związku z nadchodzącą implementacją dyrektywy NIS2 — UE 2022/2555 — których zakres podmiotowy ulegnie rozszerzeniu), oferujemy wariant wdrożenia w infrastrukturze klienta (on-premise) na zapytanie, po indywidualnej analizie wymagań bezpieczeństwa i konfiguracji systemów IT urzędu. W tym wariancie:
Wariant on-premise jest częściej wybierany przez starostwa, urzędy miast wojewódzkich oraz jednostki, w których kierownictwo IT odpowiada za politykę bezpieczeństwa zatwierdzoną przez wojewodę.
W jednostce samorządu odpowiedzialność za dopuszczenie do prowadzenia pojazdu osoby bez wymaganych uprawnień nie zatrzymuje się na bezpośrednim przełożonym kierowcy. Wójt, burmistrz lub starosta jako kierownik urzędu (art. 33 ust. 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; art. 35 ust. 2 ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym dla starosty) odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie urzędu, w tym za nadzór nad procedurami kadrowymi.
W audycie regionalnej izby obrachunkowej (RIO) lub kontroli Najwyższej Izby Kontroli (NIK) pytanie o sposób weryfikacji uprawnień kierowców pojawia się standardowo przy kontroli wydatków transportowych, kosztów ubezpieczeń pojazdów i procedur kadrowych. Brak udokumentowanego, systematycznego procesu weryfikacji może być zakwalifikowany jako naruszenie obowiązków kierownika jednostki.
Sprawdź Kierowcę dostarcza dla każdej weryfikacji datowany zapis: kto, kiedy, jaki kierowca, jaki wynik z CEPiK. Archiwum jest niemodyfikowalne i przeznaczone właśnie do roli, którą pełni przy audycie — dowodu, że jednostka działała z należytą starannością.
Z perspektywy skarbnika równie istotny jest aspekt ubezpieczeniowy. Dopuszczenie kierowcy bez ważnych uprawnień otwiera ubezpieczycielowi drogę do regresu z polisy OC (art. 43 pkt 4 ustawy z 22 maja 2003 r. o ubezpieczeniach obowiązkowych) i odmowy wypłaty z AC w razie szkody. Środki, które wówczas musi pokryć budżet jednostki, są wydatkiem niegospodarnym — i jako takie podlegają osobnej ocenie w trybie dyscypliny finansów publicznych.
Rozważmy gminę miejsko-wiejską z 35 pracownikami w zakładzie gospodarki komunalnej (kierowcy śmieciarek, wozów asenizacyjnych, brygad drogowych), 8 kierowcami autobusów szkolnych zatrudnionymi bezpośrednio przez gminę oraz 60 ochotnikami OSP z uprawnieniami do prowadzenia pojazdów pożarniczych. Łącznie: 103 kierowców do okresowej weryfikacji.
Ręczna kontrola jednego kierowcy — pobranie skanu prawa jazdy, sprawdzenie w portalu „Mój pojazd", odnotowanie w arkuszu — zajmuje referentowi kadr średnio 30 sekund w optymistycznym wariancie i kilka minut, jeśli sprawa wymaga kontaktu z pracownikiem. Przy 103 kierowcach i comiesięcznym cyklu mówimy o godzinach pracy referenta poświęconych zadaniu, które nie generuje wartości dla mieszkańców.
System wykonuje ten sam zakres pracy automatycznie, w porannym cyklu uruchamianym o 6:45. Referent dostaje rano e-mail tylko wtedy, gdy wykryto problem — wygaśnięcie prawa jazdy, brak wymaganej kategorii, zatrzymanie dokumentu przez organy ścigania. W praktyce oznacza to przejście z modelu „sprawdzam wszystkich co miesiąc" do modelu „działam tylko wtedy, gdy coś wymaga działania".
Według danych z produkcyjnej bazy systemu od 23 stycznia 2025 r.: 714 firm i jednostek korzysta dziś z platformy, w sumie wykonano ponad 92 tysiące weryfikacji, z czego 6 tysięcy wykazało braki w uprawnieniach — wygasłe dokumenty, brakujące kategorie, zatrzymane prawa jazdy*. To są przypadki, które bez automatycznej weryfikacji najczęściej wychodzą dopiero przy kontroli drogowej lub po szkodzie.
Zapytaj o wycenę i wariant DPA dla jednostki samorządu → lub: +48 886 392 944
Dla wartości zamówienia poniżej 170 000 zł netto (próg stosowania Prawa zamówień publicznych w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r.) dopuszczalny jest tryb zapytania ofertowego lub udzielenie zamówienia z wolnej ręki. Wzór opisu przedmiotu zamówienia oraz proponowane kryteria oceny przekazujemy na żądanie.
Tak. Ochotnicza Straż Pożarna jest odrębnym stowarzyszeniem, ale gmina jako podmiot zapewniający gotowość bojową jednostek OSP współpracujących z PSP (zgodnie z ustawą z 17 grudnia 2021 r. o OSP) ma realny interes w kontroli uprawnień kierowców pojazdów pożarniczych. Ochotników wprowadza się do systemu na takich samych zasadach jak pracowników etatowych.
Tak. Eksport pełnej historii weryfikacji w formacie XLSX jest dostępny w każdej chwili z poziomu panelu administracyjnego. Po zakończeniu umowy dane są usuwane z naszej infrastruktury zgodnie z procedurą opisaną w umowie powierzenia.
Tak — dla jednostek, dla których zewnętrzne przetwarzanie danych pracowników jest wykluczone polityką bezpieczeństwa. Wariant on-premise oferowany jest na zapytanie, po indywidualnej analizie wymagań bezpieczeństwa i konfiguracji systemów IT urzędu.
Archiwum weryfikacji w systemie jest niemodyfikowalnym zapisem działań kontrolnych jednostki. W połączeniu z udokumentowaną procedurą wewnętrzną stanowi standardowy dowód należytej staranności — to samo rozwiązanie, które stosują firmy transportowe podlegające kontroli Inspekcji Transportu Drogowego.
Tak. Wersja demo jest dostępna pod adresem demo.sprawdz-kierowce.pl bez rejestracji. Dla pełnego wdrożenia testowego w jednostce — z dostępem do CEPiK 2.0 — uruchamiamy konto Starter za 0 zł na okres uzgodniony z urzędem.
* Źródło: produkcyjna baza danych systemu sprawdz-kierowce.pl. Dane gromadzone od 23 stycznia 2025 (stan na 2025-09-21). Wartość „16 h" pochodzi z modelu kalkulatora, dla konfiguracji 25 kierowców, sprawdzanych każdego dnia - pełna metodologia jest opublikowana na podstronie „Ile czasu zajmuje weryfikacja uprawnień kierowców".