Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 1 do Regulaminu

Niniejszy dokument uzupełnia regulamin serwisu internetowego udostępnianego pod adresem https://appka.sprawdz-kierowce.pl i określa zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych Usługodawcy przez Użytkownika w związku z korzystaniem przez Użytkownika z Usługi Weryfikacji Uprawnień, świadczonej przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu.

Pojęcia pisane z dużej litery, niezdefiniowane inaczej w niniejszym załączniku, mają znaczenie nadane im w regulaminie Serwisu.

ZWAŻYWSZY, ŻE:

A. W dniu utworzenia Konta Użytkownik zawarł z Usługodawcą Umowę w rozumieniu regulaminu Serwisu, zwaną dalej: „Umową Główną”;

B. W związku z wykonywaniem Umowy Głównej Użytkownik będzie przekazywać Usługodawcy dane osobowe swoich pracowników („Dane Osobowe”) w celu weryfikacji ich uprawnień do kierowania pojazdami, a Usługodawca będzie przetwarzać te Dane Osobowe w imieniu Administratora;

C. W celu określenia warunków powierzenia przetwarzania Danych Osobowych i spełnienia wymogów prawnych wynikających z Prawa o ochronie danych osobowych Strony postanowiły zawrzeć niniejszą Umowę.

STRONY POSTANOWIŁY CO NASTĘPUJE:

Użyte w niniejszej Umowie pojęcia oznaczają:

§1. DEFINICJE

„Administrator” – oznacza Użytkownika;
„Naruszenie ochrony danych” – oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do Danych Osobowych, które Administrator powierzył Podmiotowi Przetwarzającemu do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy;
„Podmiot Danych” – oznacza osobę fizyczną, której dotyczą Dane Osobowe powierzone do przetwarzania zgodnie z niniejszą Umową;
„Podmiot Przetwarzający” – oznacza Usługodawcę;
„Prawo o ochronie danych osobowych” – oznacza RODO oraz przepisy prawa krajowego (polskiego) regulujące ochronę danych osobowych;
„Regulamin” – oznacza regulamin Serwisu;
„Strony” – oznacza Administratora i Podmiot Przetwarzający,
„Umowa” – niniejsza Umowa Powierzenia.

§2. PRZEDMIOT UMOWY

Na mocy niniejszej Umowy Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie Danych Osobowych, które będzie przekazywać w związku z korzystaniem z Usługi Weryfikacji Uprawnień świadczonej przez Podmiot Przetwarzający na podstawie Umowy Głównej.
Kategorie Podmiotów Danych, rodzaje powierzonych Danych Osobowych oraz wykaz czynności przetwarzania, do wykonywania których uprawniony jest Podmiot Przetwarzający, określa Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy.
Powierzone przez Administratora Dane Osobowe będą przetwarzane przez Podmiot Przetwarzający wyłącznie w celu wykonywania Umowy Głównej i w zakresie oraz na zasadach określonych niniejszą Umową.

§3. OŚWIADCZENIA ADMINISTRATORA

Administrator oświadcza jest administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, dysponuje odpowiednią podstawą prawną do przetwarzania danych powierzonych Danych Osobowych w celu weryfikacji ważności uprawnień swoich pracowników do kierowania pojazdami oraz jest uprawniony do powierzenia Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzania Danych Osobowych w celu dokonywania tej weryfikacji w imieniu Administratora.

§4. OBOWIĄZKI PODMIOTU PRZETWARZAJĄCEGO

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu Dane Osobowe zgodnie z niniejszą Umową, przepisami Prawa o ochronie danych osobowych oraz instrukcjami Administratora.
Podmiot Przetwarzający będzie przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, przy czym niniejsza Umowa stanowi wydane przez Administratora polecenie dotyczące przetwarzania Danych Osobowych przez Podmiot Przetwarzający w celu świadczenia Usługi Weryfikacji Uprawnień.
Jeżeli Podmiot Przetwarzający uzna, że polecenia lub instrukcje Administratora naruszają przepisy Prawa o ochronie danych osobowych niezwłocznie poinformuje o tym fakcie Administratora.
Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się ponadto:
1. przetwarzać powierzone Dane Osobowe z zastosowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa dla Danych Osobowych,
2. zapewnić, że dostęp do powierzonych Danych będą miały jedynie osoby uprawnione, legitymujące się odpowiednim upoważnieniem, oraz, że osoby te zobowiązały się do zachowania Danych Osobowych w tajemnicy,
3. w miarę możliwości pomagać Administratorowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania Podmiotów Danych, w związku z wykonywaniem przez nie przysługujących im praw, określonych w rozdziale III RODO, w sposób pozwalający Administratorowi na wywiązanie się z tego obowiązku w terminie określonym przez przepisy Prawa o ochronie danych osobowych.

§5. NARUSZENIE OCHRONY DANYCH

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się zawiadamiać Administratora o stwierdzonych Naruszeniach ochrony danych.
W razie wykrycia Naruszenia ochrony danych, Podmiot Przetwarzający zawiadomi o nim Administratora, wysyłając wiadomość na adres e-mail Administratora powiązany z jego Kontem. Zawiadomienie zostanie wysłane niezwłocznie po wykryciu Naruszenia ochrony danych przez Podmiot Przetwarzający, lecz nie później niż w ciągu 48 godzin.
Zawiadomienie będzie zawierać, w miarę możliwości, wszelkie dostępne Podmiotowi Przetwarzającemu informacje pozwalające Administratorowi dokonać oceny ryzyka naruszenia praw i wolności Podmiotów Danych.
Administrator ma prawo żądania dodatkowych informacji i wyjaśnień niezbędnych dla oceny wagi Naruszenia ochrony danych, oraz zrealizowania ciążących na nim obowiązków, w tym ewentualnego zawiadomienia Podmiotów Danych o Naruszeniu danych Osobowych lub jego zgłoszenia do organu nadzorczego.

§6. KONTROLA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator ma prawo do kontroli, czy środki techniczne i organizacyjne zastosowane przez Podmiot Przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych Danych Osobowych są zgodne z obowiązującymi przepisami Prawa o ochronie danych osobowych i postanowieniami niniejszej Umowy.
W celu realizacji prawa, o którym mowa powyżej, Administrator ma prawo przeprowadzania audytów, w tym inspekcji.
Audyt może być przeprowadzany w dni robocze w lokalizacjach, w których przetwarzane są powierzone Dane Osobowe. Audyt zostanie przeprowadzony w sposób gwarantujący ciągłość normalnej działalności biznesowej Podmiotu Przetwarzającego.
Administrator może przeprowadzić audyt po uprzednim powiadomieniu Podmiotu Przetwarzającego o zamiarze jego przeprowadzenia, co najmniej 10 (dziesięć) dni roboczych przed jego rozpoczęciem.
O ile audyt nie wynika z Naruszenia ochrony danych, Administrator jest uprawniony do przeprowadzania go nie częściej niż raz na 12 miesięcy. Wszelkie koszty związane z przeprowadzeniem audytu ponosi Administrator.

§7. KORZYSTANIE Z USŁUG INNEGO PODMIOTU PRZETWARZAJĄCEGO

Podmiot Przetwarzający ma prawo dalszego powierzenia przetwarzania danych osobowych, w zakresie i celu niezbędnym do realizacji celu powierzenia przetwarzania Danych Osobowych, za uprzednią zgodą Administratora, która nie będzie bezzasadnie wstrzymywana.
Jeżeli do wykonania w imieniu Administratora konkretnych czynności przetwarzania Podmiot Przetwarzający korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający, nałożone zostaną te same obowiązki ochrony danych jak określne w Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.
Jeżeli inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Podmiocie Przetwarzającym.

§8. TRANSFER DANYCH

Podmiot Przetwarzający nie będzie przekazywał Danych Osobowych do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że uzyska w tym zakresie uprzednią zgodę Administratora, która nie będzie bezzasadnie wstrzymywana.
W przypadku uzyskania zgody Administratora, o której mowa powyżej, Podmiot Przetwarzający zapewni, że przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego będzie odbywało się w sposób zgodny z właściwymi przepisami Prawa o ochronie danych osobowych.

§9. OKRES OBOWIĄZYWANIA UMOWY

Niniejsza Umowa została zawarta w dniu utworzenia Konta dla Użytkownika i obowiązuje przez czas trwania Umowy Głównej.
Powierzenie przetwarzania Danych Osobowych rozpoczyna się w momencie pierwszego przekazania Danych Osobowych przez Administratora w celu korzystania z Usługi Weryfikacji Uprawnień i trwa do czasu trwałego usunięcia wszystkich Danych Osobowych powierzonych Podmiotowi Przetwarzającemu w okresie obowiązywania Umowy Głównej, zgodnie z postanowieniami Regulaminu i niniejszej Umowy.
Zależnie od decyzji Administratora w tym zakresie, w terminie do 7 dni od dnia zakończenia okresu obowiązywania niniejszej Umowy, Podmiot Przetwarzający jest zobowiązany do usunięcia lub zwrotu powierzonych Danych Osobowych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, chyba, że obowiązujące przepisy prawa Unii Europejskiej lub prawa polskiego nakazują przechowywanie tych danych.
Administrator ma obowiązek poinformowania Podmiot Przetwarzający o swojej decyzji, o której mowa powyżej, wysyłając wiadomość na adres: [email protected]. W przypadku nieotrzymania decyzji Administratora w powyższym terminie, Podmiot Przetwarzający trwale usunie powierzone mu Dane Osobowe.
Rozwiązanie Umowy Głównej, niezależnie od jego przyczyny, skutkuje rozwiązaniem niniejszej Umowy, bez konieczności składania jakichkolwiek oświadczeń przez którąkolwiek ze Stron.

§10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Niniejsza Umowa może być zmieniona w trybie przewidzianym dla zmiany Regulaminu, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.
O wszelkich proponowanych zmianach niniejszej Umowy, Usługodawca zobowiązuje się poinformować Użytkownika, wysyłając stosowną wiadomość na jego adres e-mail powiązany z Kontem. Użytkownik ma prawo odmówić zgody na zmianę Umowy, o czym powinien poinformować Usługodawcę w terminie 7 dni od otrzymania powyższej wiadomości, wskazując przyczynę odmowy.
Jeżeli Strony nie osiągną porozumienia w sprawie zmiany Umowy, ulegnie ona automatycznemu rozwiązaniu w ostatnim dniu przed wejściem zmiany Umowy w życie. Rozwiązanie niniejszej Umowy pociągnie za sobą skutek w postaci rozwiązania Umowy Głównej, z uwagi na funkcjonalne powiązanie tych umów.
Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania wszelkich sporów powstałych między nimi z związku z wykonywaniem niniejszej Umowy.
Jeżeli jakikolwiek spór powstały między Stronami na tle Umowy nie będzie możliwy do rozwiązania w sposób polubowny, będzie on rozstrzygany przez sąd właściwy dla siedziby Podmiotu Przetwarzającego.

Załącznik nr 1 – Informacje dotyczące powierzonych Danych Osobowych

Kategorie Podmiotów Danych	pracownicy klienta (Użytkownika / Administratora)
Rodzaje Danych Osobowych	Czynności przetwarzania - imię i nazwisko, - numer blankietu dokumentu prawa jazdy, - kategorie uprawnień do kierowania pojazdami.
Czynności przetwarzania	- utrwalanie, - przechowywanie, - organizowanie, - ujawnienie poprzez przesłanie (wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi Weryfikacji Uprawnień), - usuwanie.