W wielu firmach posiadanie prawa jazdy przez pracownika jest warunkiem wykonywania obowiązków służbowych — dotyczy to nie tylko przedsiębiorstw transportowych, ale także firm handlowych, serwisowych czy organizacji posiadających flotę pojazdów służbowych. Pracodawca powinien upewnić się, że osoba dopuszczona do prowadzenia pojazdu rzeczywiście posiada wymagane uprawnienia oraz że są one ważne.
Jak zrobić to zgodnie z przepisami i dobrą praktyką? Poniżej przedstawiamy najważniejsze sposoby weryfikacji prawa jazdy pracownika.
Dlaczego pracodawca powinien sprawdzić prawo jazdy pracownika?
Dopuszczenie pracownika do prowadzenia pojazdu bez wymaganych uprawnień może narazić firmę na poważne konsekwencje, takie jak:
- odpowiedzialność za naruszenie przepisów BHP,
- problemy z ubezpieczeniem w przypadku wypadku,
- odpowiedzialność cywilna za szkody,
- kary administracyjne (szczególnie w firmach transportowych).
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne warunki pracy i dopuszczać do wykonywania zadań wyłącznie osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje.
1. Sprawdzenie fizycznego dokumentu prawa jazdy
Najprostszą i podstawową metodą jest kontrola dokumentu przedstawionego przez pracownika.
Na co zwrócić uwagę?
Podczas sprawdzania prawa jazdy należy zweryfikować:
- termin ważności dokumentu,
- kategorię prawa jazdy (np. B, C, C+E),
- zgodność danych osobowych z dokumentem tożsamości,
- stan dokumentu i jego autentyczność.
W praktyce pracodawcy często wykonują kopię prawa jazdy do akt pracowniczych — jednak należy pamiętać o zasadach ochrony danych osobowych i przetwarzaniu danych wyłącznie w niezbędnym zakresie.
2. Weryfikacja uprawnień w systemie CEPiK
Samo okazanie dokumentu nie zawsze daje pewność, że uprawnienia są nadal ważne. Prawo jazdy może zostać zatrzymane lub cofnięte decyzją administracyjną. Dlatego w Polsce możliwa jest dodatkowa weryfikacja w Centralnej Ewidencji Kierowców (CEK), będącej częścią systemu CEPiK.
Co można sprawdzić w CEPiK?
System umożliwia potwierdzenie:
- ważności prawa jazdy,
- zakresu posiadanych uprawnień,
- ewentualnego cofnięcia lub ograniczenia uprawnień.
Usługa „Sprawdź uprawnienia kierowcy” dostępna jest na portalu gov.pl. W praktyce pracodawca powinien posiadać podstawę prawną do przetwarzania danych pracownika — najczęściej jest nią obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa pracy lub zgoda pracownika.
3. Oświadczenie pracownika o posiadaniu uprawnień
W wielu firmach stosuje się dodatkowo pisemne oświadczenie pracownika o:
- posiadaniu ważnego prawa jazdy,
- zakresie uprawnień,
- braku zakazu prowadzenia pojazdów,
- zobowiązaniu do informowania o utracie uprawnień.
Takie oświadczenie nie zastępuje weryfikacji dokumentu, ale stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla pracodawcy i element dokumentacji pracowniczej.
4. Okresowa kontrola ważności prawa jazdy
Sprawdzenie prawa jazdy nie powinno być jednorazowe — szczególnie gdy prowadzenie pojazdu jest stałym elementem pracy. Dobra praktyka obejmuje:
- weryfikację przy zatrudnieniu,
- cykliczną kontrolę ważności dokumentu (np. co 6–12 miesięcy),
- przypomnienia o kończącym się terminie ważności.
Pozwala to uniknąć sytuacji, w której pracownik utraci uprawnienia w trakcie zatrudnienia.
5. Weryfikacja badań lekarskich (jeśli praca tego wymaga)
Jeżeli stanowisko pracy obejmuje prowadzenie pojazdu, pracownik powinien posiadać aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku.
W niektórych przypadkach wymagane są także badania psychologiczne, szczególnie dla kierowców zawodowych lub osób wykonujących zadania wymagające szczególnej sprawności psychofizycznej.
Jak często należy sprawdzać prawo jazdy pracownika?
Przepisy nie określają konkretnej częstotliwości kontroli, jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa i odpowiedzialności pracodawcy zaleca się:
- kontrolę przy zatrudnieniu,
- okresową weryfikację dokumentów,
- aktualizację danych w przypadku zmiany stanowiska lub zakresu obowiązków.
Regularna kontrola ogranicza ryzyko prawne i organizacyjne.
Podsumowanie
Sprawdzenie, czy pracownik posiada prawo jazdy, jest obowiązkiem wynikającym z odpowiedzialności pracodawcy za bezpieczeństwo pracy. Najskuteczniejsze podejście obejmuje weryfikację dokumentu, potwierdzenie uprawnień w systemie CEPiK, uzyskanie oświadczenia pracownika oraz okresową kontrolę ważności dokumentów.
Systematyczna i udokumentowana weryfikacja pozwala firmie uniknąć problemów prawnych, zwiększyć bezpieczeństwo oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.
Jak możemy pomóc?
sprawdz-kierowce.pl to aplikacja automatyzująca proces weryfikacji prawa jazdy kierowców. Dzięki niej nie będziesz musiał samodzielnie weryfikować uprawnień swoich kierowców. Wystarczy, że wprowadzisz dane zatrudnionych przez Ciebie kierowców i aplikacja sprawdzi prawo jazdy, posiadane uprawnienia oraz ich ważność i powiadomi Cię o tym w przypadku nieprawidłowości.
Aplikacja każdego dnia (o 6:45) sprawdza, czy kierowcy dodani przez użytkownika posiadają ważne prawo jazdy i wymagane kategorie uprawnień. Dzięki temu nie musisz samodzielnie kontrolować dokumentów — aplikacja zrobi to za Ciebie.